Amende et véhicule de société : Qui est le responsable légal ?

01.Qui est responsable en cas d'amende avec un véhicule de société ?

En cas d'amende concernant un véhicule de société, la responsabilité initiale incombe à la personne morale, c'est-à-dire l'entreprise elle-même, en tant que titulaire du certificat d'immatriculation. Cependant, la loi impose à la société de désigner le conducteur fautif pour la plupart des infractions routières, transférant ainsi la responsabilité pécuniaire et la perte de points à la personne physique ayant commis l'infraction. Cette distinction est fondamentale pour la bonne gestion de votre flotte automobile et la conformité avec le Code de la route.

Historiquement, avant la loi de modernisation de la justice du XXIe siècle de 2016, l'entreprise était souvent contrainte de payer l'amende sans que le conducteur réel ne soit identifié ou sanctionné en termes de points. Cette situation a engendré un sentiment d'impunité pour certains conducteurs et a conduit à une réforme visant à responsabiliser davantage les utilisateurs de véhicules professionnels. Désormais, la désignation du conducteur est une obligation légale stricte pour les personnes morales, sauf exceptions très spécifiques liées à la nature de l'infraction.

Les fondements juridiques de la responsabilité

La responsabilité en matière d'infractions routières commises avec un véhicule de société repose principalement sur l'article L121-6 du Code de la route. Cet article stipule que le représentant légal de la personne morale doit désigner le conducteur du véhicule dans un délai de 45 jours à compter de la date d'envoi ou de remise de l'avis de contravention. Cette désignation doit inclure l'identité, l'adresse et le numéro du permis de conduire du contrevenant. L'objectif est d'assurer que la sanction pécuniaire et le retrait de points soient appliqués à la bonne personne.

02.Les infractions concernées par l'obligation de désignation

L'obligation de désignation ne s'applique pas à toutes les infractions routières, mais à une liste précise et définie par la loi. Comprendre cette distinction est crucial pour savoir quand et comment agir en tant qu'entreprise.

Les infractions pour lesquelles la personne morale doit désigner le conducteur sont celles constatées par des appareils de contrôle automatique (radars, caméras) ou par les forces de l'ordre. Elles incluent notamment :

• Les excès de vitesse.
• Le non-respect des distances de sécurité.
• Le non-respect des feux de signalisation (feux rouges, stops).
• Le non-port de la ceinture de sécurité.
• L'usage du téléphone tenu en main.
• Le stationnement dangereux ou gênant.
• Le dépassement dangereux.
• La circulation sur bande d'arrêt d'urgence.
• Le non-respect des signalisations imposant l'arrêt (stop, cédez le passage).

Les infractions exclues de la désignation

Certaines infractions ne nécessitent pas la désignation du conducteur, car elles sont considérées comme relevant de la responsabilité du titulaire du certificat d'immatriculation, qu'il soit une personne physique ou morale. Il s'agit principalement des infractions liées au stationnement ou à l'état du véhicule, pour lesquelles la présence physique du conducteur n'est pas toujours requise ou directement observable.

Par exemple, une amende pour stationnement non payé (anciennement le PV de stationnement, aujourd'hui forfait de post-stationnement ou FPS) ou pour un véhicule mal garé relève de la responsabilité du propriétaire du véhicule. Dans ces cas, la société paie directement l'amende sans avoir à désigner un conducteur. De même, les infractions relatives à l'état du véhicule (pneumatiques usés, feux défectueux, contrôle technique non effectué) sont de la responsabilité de l'entreprise qui est le propriétaire et qui doit s'assurer de la conformité de son parc automobile.

03.La procédure de désignation du conducteur

La désignation du conducteur est un processus encadré par des délais et des modalités précises. Un manquement à cette obligation peut entraîner des sanctions importantes pour l'entreprise.

Dès réception de l'avis de contravention, la société dispose de 45 jours pour identifier et désigner le conducteur. Cette démarche s'effectue en ligne sur le site de l'Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions (ANTAI). Il est impératif de conserver toutes les preuves de cette désignation, car en cas de contestation ultérieure, elles seront essentielles. Pour une gestion fluide, de nombreux cabinets d'expert-comptable peuvent vous conseiller sur les meilleures pratiques.

04.Les sanctions en cas de non-désignation ou de fausse désignation

Ne pas désigner le conducteur ou désigner une personne qui n'était pas le conducteur réel constitue une infraction grave, passible de lourdes sanctions pour l'entreprise.

La non-désignation du conducteur dans le délai imparti de 45 jours entraîne une contravention de 4ème classe, d'un montant forfaitaire de 675 €. Cette amende peut être minorée à 450 € en cas de paiement rapide ou majorée à 1 875 € en cas de non-paiement. Cette sanction pécuniaire est due par la personne morale, indépendamment de l'amende initiale pour l'infraction commise par le conducteur. C'est un coût additionnel qui peut être facilement évité avec une bonne organisation interne.

Les risques de la fausse désignation

La fausse désignation, c'est-à-dire le fait de désigner intentionnellement une personne qui n'était pas au volant lors de l'infraction, est une infraction pénale grave. Elle peut être qualifiée de faux et usage de faux, et de dénonciation calomnieuse, exposant le représentant légal de l'entreprise à des peines d'emprisonnement et à de très lourdes amendes, allant jusqu'à 45 000 € et 3 ans de prison.

05.Comment contester une amende de véhicule de société ?

La contestation d'une amende, qu'il s'agisse de l'infraction initiale ou de l'amende pour non-désignation, est possible, mais elle doit être étayée par des preuves solides.

Contestation de l'infraction initiale

Si la société estime que l'infraction n'a pas été commise ou qu'il y a une erreur, elle peut contester l'avis de contravention avant la désignation du conducteur. La contestation doit être faite sur le site de l'ANTAI ou par courrier recommandé avec accusé de réception, dans un délai de 45 jours. Il est impératif de fournir des preuves justificatives (par exemple, preuve que le véhicule n'était pas en circulation, dysfonctionnement de l'appareil de contrôle, erreur d'immatriculation). Attention, en cas de contestation infondée, l'amende peut être maintenue, voire majorée.

Contestation de l'amende pour non-désignation

La contestation de l'amende pour non-désignation est plus délicate. Elle n'est possible que si la société peut prouver qu'il y a eu un vol, une usurpation de plaques ou un cas de force majeure (par exemple, impossibilité matérielle de désigner le conducteur due à un événement imprévisible et irrésistible). Dans ce cas, il faut joindre les justificatifs (dépôt de plainte, preuve de force majeure) à la contestation. Il est recommandé de solliciter l'avis d'un expert-comptable ou d'un avocat spécialisé pour ce type de démarche complexe.

06.Impact sur les points de permis et l'assurance

La désignation du conducteur a des conséquences directes sur son permis de conduire et peut indirectement impacter l'entreprise en termes d'assurance ou de gestion RH.

Une fois le conducteur désigné, c'est lui qui subit le retrait de points sur son permis de conduire. L'entreprise, en tant que personne morale, ne peut pas perdre de points. Ce principe est essentiel pour la responsabilisation individuelle. Si le conducteur cumule trop d'infractions et perd son permis, cela peut avoir des conséquences importantes pour son emploi et donc pour l'entreprise, surtout si ce conducteur est essentiel à l'activité.

08.Conseils pratiques pour les entreprises

Une gestion proactive et rigoureuse des véhicules de société permet de minimiser les risques d'amendes et de simplifier les procédures administratives.

1. Mettre en place une politique de flotte claire : Établissez un règlement intérieur ou une charte d'utilisation des véhicules de société, détaillant les règles d'usage, les responsabilités des conducteurs et les procédures en cas d'infraction. Pour des modèles et conseils, n'hésitez pas à consulter votre expert-comptable ou un spécialiste en droit social.
2. Archiver les documents : Conservez précieusement les preuves d'utilisation des véhicules (carnets de bord, rapports GPS, plannings). Ces documents sont indispensables pour identifier le conducteur en cas d'infraction et pour contester si nécessaire. Pour une organisation optimale, Compta Spot propose des outils et des services pour les entreprises.
3. Sensibiliser les collaborateurs : Organisez régulièrement des sessions de sensibilisation à la sécurité routière et rappelez les obligations légales en cas d'infraction avec un véhicule de société. Une bonne prévention est la meilleure des protections.
4. Désignation rapide : Ne laissez jamais passer le délai de 45 jours pour la désignation. Mettez en place un processus d'alerte et de traitement rapide dès réception d'un avis de contravention.
5. Audit régulier : Faites auditer votre flotte et vos pratiques de gestion par un professionnel pour vous assurer de la conformité de vos procédures et identifier les points d'amélioration. C'est aussi l'occasion de vérifier la bonne tenue de vos documents comptables et administratifs liés aux véhicules.

09.Conclusion

La gestion des amendes liées aux véhicules de société est un aspect crucial de la vie d'une entreprise, nécessitant une connaissance approfondie des obligations légales. La désignation du conducteur est au cœur de cette problématique, transférant la responsabilité de l'infraction du propriétaire (la société) à l'utilisateur (le salarié ou dirigeant). Ne pas respecter cette obligation expose l'entreprise à des amendes spécifiques et des sanctions administratives non négligeables. Pour naviguer dans ces réglementations complexes et garantir la conformité de votre entreprise, l'accompagnement d'un expert-comptable est un atout majeur. Ces professionnels sont à même de vous conseiller sur les meilleures pratiques, d'optimiser la gestion de votre flotte et de vous aider en cas de litige. Pour trouver l'expert-comptable qui correspondra à vos besoins, n'hésitez pas à consulter notre plateforme Compta Spot et à prendre rendez-vous pour une consultation. Anticipez, organisez et protégez votre entreprise des risques routiers.