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Que vous soyez salarié ou dirigeant d'entreprise, utiliser un véhicule à des fins professionnelles entraîne des dépenses. Lorsque les frais kilométriques sont supportés par le salarié, celui-ci peut prétendre à une indemnité kilométrique (IK).
Mais quelle est la déduction des dépenses engagées ? Qu'en est-il de l'imposition des indemnités versées ? Quel impact pour votre déclaration fiscale ?
Nous vous expliquons les principes généraux et les outils de calcul pour y voir plus clair concernant les indemnités kilométriques et les impôts pour l'année 2026.
Les indemnités kilométriques (IK) permettent de compenser les frais de déplacement professionnels engagés avec un véhicule personnel. Elles sont déductibles fiscalement dans la limite du barème officiel. Le montant dépend de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. La déduction est limitée à 80 km aller-retour par jour, sauf exceptions (santé, scolarité). Les IK sont exonérées d'impôt si conformes au barème. Pour les BIC/BNC, le forfait carburant ou les frais réels sont les alternatives.
Dans l'attente de la publication du barème des IK en 2026, cet article contient des exemples basés sur le barème de 2025.
01.Frais et indemnités kilométriques : comment ça marche ?
Les frais kilométriques supportés par une entreprise peuvent normalement être déduits de son bénéfice imposable, sous réserve du respect des principes généraux de déduction : pertinence pour l'entreprise, enregistrement comptable, etc.
Lorsque l'entreprise octroie à ses salariés ou dirigeants assimilés salariés des indemnités kilométriques pour compenser les frais de déplacement entre leur domicile et leur lieu de travail, ces indemnités sont généralement déductibles fiscalement et exemptes de cotisations sociales.
Ces indemnités concernent certains véhicules motorisés (voitures et deux-roues motorisés). En utilisant le barème kilométrique annuel de l'administration, vous pouvez déduire totalement ces frais.
Si vous utilisez un vélo, les indemnités kilométriques sont exonérées d'impôts si elles ne dépassent pas 200 euros par salarié et par an.
Pour bénéficier du barème kilométrique, l'entreprise doit fournir des justificatifs concernant :
- Le mode de transport utilisé
- La distance parcourue quotidiennement
- La puissance fiscale du véhicule (puissance administrative)
- Le nombre de trajets effectués
02.Comment calculer les frais d'indemnités kilométriques : le barème d'impôts
Le calcul des frais kilométriques repose sur l'utilisation d'un barème fiscal qui varie en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel pendant l'année.
Ce barème intègre plusieurs éléments :
- La dépréciation du véhicule
- Les frais de réparations et d'entretien
- Les dépenses de pneumatiques
- La consommation de carburant
- Les primes d'assurances
Pour chaque trajet effectué pour des raisons professionnelles, notez la distance parcourue. Cela peut inclure les trajets entre votre domicile et le lieu de travail, mais aussi les déplacements professionnels effectués au cours de la journée. Les trajets effectués pour des raisons personnelles ne sont pas déductibles.
En fin d'année, vous devez multiplier l'ensemble des kilomètres parcourus par un coefficient déterminé en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule et selon l'une des trois tranches de kilométrage parcouru au cours de l'année.
La formule est la suivante : Distance parcourue (d) × coefficient du barème kilométrique correspondant à votre tranche et puissance fiscale.
03.Calculateur de frais kilométriques
Le calcul des indemnités kilométriques peut sembler complexe si vous faites de nombreux trajets dans le cadre de votre activité. C'est pourquoi Compta Spot vous propose un outil de calcul pour gagner du temps.
Pour assurer que vos frais kilométriques sont bien calculés, il est important de connaître les critères clés de déduction.
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04.Les critères de déduction des frais de trajet domicile-travail
Pour déduire les frais de trajet domicile-travail, plusieurs critères sont à prendre en compte :
- Distance domicile-travail : les frais de trajet sont déductibles pour un kilométrage limité. Si le domicile se trouve à 40 km (soit 80 km aller-retour) ou moins du lieu de travail, les frais peuvent être intégralement déduits. Au-delà, sans justification de situation particulière, la déduction est admise à hauteur des 40 premiers kilomètres
- Type de véhicule : le barème kilométrique s'applique à différents types de véhicules (voiture, deux-roues, cyclomoteur). Vous devez préciser le type de véhicule utilisé
- Nombre de trajets : le nombre de trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail est également à considérer dans le calcul des déductions
- Situations particulières : certaines situations peuvent permettre la déduction de plus de 80 kilomètres par jour travaillé, par exemple des raisons de santé personnelle ou un problème de scolarisation des enfants
05.Quel est le barème des frais kilométriques en 2025/2026 ?
Voici les différents barèmes applicables pour 2025 (dans l'attente de la parution du barème de 2026). En 2025, les barèmes n'ont pas augmenté par rapport à 2024.
Barème kilométrique applicable aux voitures
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Barème kilométrique applicable aux motocyclettes
| Puissance fiscale | Jusqu'à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 | d × 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 | d × 0,275 |
| Plus de 5 CV | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 | d × 0,343 |
Barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs
| Distance | Formule |
|---|---|
| Jusqu'à 3 000 km | d × 0,315 |
| De 3 001 km à 6 000 km | (d × 0,079) + 711 |
| Au-delà de 6 000 km | d × 0,198 |
06.Comment les indemnités kilométriques sont-elles imposées ?
Peu importe le mode de transport que vous utilisez, vous pouvez réduire votre taux d'imposition global en déduisant cette indemnité de frais kilométriques de votre revenu imposable.
Si votre entreprise vous rembourse une partie ou la totalité de ces frais, vous devez déclarer ces remboursements avant d'effectuer le moindre calcul concernant votre indemnité.
Les indemnités kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel pour les besoins de l'entreprise sont exonérées d'impôt sur le revenu dans la mesure où elles sont utilisées conformément à leur objet et dans la limite du barème kilométrique.
Les remboursements des frais liés à l'utilisation du véhicule personnel pour les trajets domicile-travail sont toujours soumis à l'impôt sur le revenu s'ils sont couverts par la déduction forfaitaire pour frais professionnels.
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07.Comment justifier les frais kilométriques pour les impôts ?
Pour justifier vos frais kilométriques, il est nécessaire de conserver toutes les preuves de vos déplacements professionnels. Ces pièces justificatives peuvent comprendre :
- Factures d'entretien : elles servent de preuve de l'utilisation de votre véhicule pour des déplacements professionnels
- Notes de frais : elles détaillent les dépenses liées à vos déplacements (péages, stationnement, etc.)
- Justificatifs de déplacements : rendez-vous professionnels, missions ou réunions. Conservez toutes les invitations ou convocations qui prouvent ces déplacements
- Relevés de compteur kilométrique : ils attestent du nombre de kilomètres parcourus et mentionnent la date, le lieu de trajet, l'objet de mission, le nom du client et les km effectués
En cas de contrôle, le service des impôts peut vous demander ces documents pour vérifier la validité de votre déduction. Conservez-les pendant au moins 3 ans.
08.Où déclarer vos frais kilométriques ?
Pour déclarer vos frais kilométriques, vous devez vous rendre sur le site des impôts, dans la section correspondante à votre déclaration de revenus.
Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous devrez indiquer le montant total de vos frais dans les cases 1AK à 1DK.
Ce montant ne doit pas être soustrait du revenu déclaré dans les cases 1AJ à 1DJ. Ces cases se trouvent à l'étape 3 de votre déclaration en ligne, après avoir sélectionné l'option « Traitements, salaires ».
Le saviez-vous ?
En France, les indemnités kilométriques représentent en moyenne 1 200 € de déduction fiscale par an pour un salarié en déplacement régulier — un avantage souvent sous-estimé.
09.Indemnités kilométriques vs frais réels : quelle méthode choisir ?
Les indemnités kilométriques et les frais réels sont deux méthodes distinctes pour déduire les dépenses liées à l'utilisation professionnelle de votre véhicule sur votre déclaration de revenus.
Calcul en indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques se calculent grâce à un barème établi par l'administration fiscale, prenant en compte la puissance de votre véhicule et les kilomètres effectués.
Avantages :
- Simples à mettre en œuvre
- Ne nécessitent pas de conserver de nombreuses pièces justificatives
- Couvrent automatiquement dépréciation, carburant, entretien, assurance et pneumatiques
En cas de contrôle de l'administration, vous devez tout de même justifier :
- La réalité des déplacements professionnels (agenda, ordre de mission…)
- Le kilométrage retenu (notes de frais, relevés du compteur…)
Calcul en frais réels
Les frais réels correspondent à la somme réelle des dépenses engagées pour votre véhicule. Ils requièrent :
- Une tenue rigoureuse de vos dépenses
- La conservation de tous les justificatifs
- Un cadre professionnel clairement documenté
Pour une entreprise, la déduction en frais réels suppose généralement que le véhicule soit utilisé dans un cadre professionnel. Lorsqu'il s'agit de charges de société, le véhicule est souvent au nom de l'entreprise.
Ces deux méthodes ne sont pas cumulables : il vous faudra choisir la plus avantageuse en fonction de votre situation.
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10.Le cas des BIC à l'IR : quelles options remplacent les indemnités kilométriques ?
Si les indemnités kilométriques ne sont pas un dispositif accessible aux BIC (bénéfices industriels et commerciaux) à l'IR, d'autres systèmes de remboursement de frais existent. Vous pouvez choisir entre deux régimes :
- Le forfait carburant
- Le régime de frais réels, à l'exception de l'amortissement du véhicule
Dès lors que vous êtes soumis à l'impôt sur le revenu, vous pouvez y intégrer certaines dépenses liées aux déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail, dans la limite de 80 km/jour (aller-retour). Si vous dépassez cette distance, vous pourrez déduire vos frais uniquement si cet éloignement résulte de circonstances exceptionnelles indépendantes de votre volonté.
Qu'est-ce que le forfait carburant pour les BIC à l'IR ?
Pour le remboursement de vos charges de véhicule, une première option s'offre aux BIC (et aux BNC) : le forfait carburant. Ce forfait remplace les indemnités kilométriques et se base sur un barème établi en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du nombre de CV fiscaux du véhicule.
Voici à titre d'exemple le barème 2024 (applicable à la déclaration de revenus 2025) concernant les véhicules de tourisme :
| Puissance fiscale | Essence (€/km) | Diesel (€/km) | GPL (€/km) |
|---|---|---|---|
| 3 à 4 CV | 0,094 | 0,019 | 0,074 |
| 5 à 7 CV | 0,116 | 0,147 | 0,091 |
| 8 et 9 CV | 0,137 | 0,174 | 0,108 |
| 10 et 11 CV | 0,155 | 0,197 | 0,122 |
| 12 CV et plus | 0,172 | 0,219 | 0,136 |
Régime des frais réels pour les BIC à l'IR
Les frais réels correspondent à la totalité des dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle. Toutefois, ce régime ne couvre qu'une quote-part des charges d'utilisation du véhicule correspondant à l'usage professionnel.
Il vous sera nécessaire de calculer un pourcentage d'utilisation de votre véhicule, sans pouvoir prendre en compte son amortissement.
Pour adhérer au régime de frais réels, il vous faudra affecter à votre entreprise le véhicule destiné à vos déplacements : soit en le louant via la société, soit en l'inscrivant à l'actif du bilan.
Vous pourrez ensuite déduire les frais suivants :
- Carburant, batterie, fournitures électriques
- Dépenses d'entretien et petites réparations
- Loyers ou mensualités de crédit-bail si vous optez pour la location de véhicule
S'il s'agit d'une location, vous ne pourrez pas faire passer l'assurance, les intérêts d'emprunt et l'amortissement sur le régime de frais réels. Si votre véhicule n'est pas inscrit au registre des immobilisations, vous ne pourrez pas récupérer les charges de propriété ni la dépréciation.
Si vous détenez un véhicule, nous vous conseillons de le transférer au nom de la société pour que tout soit pris en compte, et de mettre sa carte grise au nom de l'entreprise.
Utilisez le barème kilométrique pour déduire vos frais de déplacement professionnel. Conservez tous vos justificatifs (factures, relevés kilométriques). Si vous utilisez un véhicule électrique, profitez de la majoration de 20 %. Choisissez entre IK et frais réels selon votre situation. En cas de remboursement par votre entreprise, assurez-vous qu'il est bien comptabilisé pour éviter une double imposition.
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Les risques sans accompagnement
- Mauvais calcul des indemnités kilométriques entraînant un redressement fiscal
- Justificatifs insuffisants ou absents lors d'un contrôle
- Choix inadapté entre IK, frais réels et forfait carburant
- Dépassement du plafond de 80 km/jour sans justification valable
Les sanctions encourues
- Rejet de la déduction et réintégration dans le revenu imposable
- Pénalités de 10 % à 40 % en cas de mauvaise foi constatée
- Cotisations sociales sur les IK excédant le barème fiscal
- Risque accru de contrôle en cas d'incohérences déclaratives
Les bénéfices d'un accompagnement
- Optimisation fiscale maximale grâce au choix du bon régime de déduction
- Sécurisation complète des justificatifs et de la déclaration
- Gain de temps sur le calcul et la comptabilisation des IK
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